TỔNG QUAN VỀ AUDIT NHÀ MÁY

Audit nhà máy là gì?

• Audit nhà máy ( đánh giá nhà máy) là quá trình đánh giá đơn vị cung ứng về các khía cạnh hệ thống quản lý chất lượng, thiết bị vật tư phòng sạch, môi trường làm việc, khả năng đáp ứng các yêu cầu của phía khách hàng…
• Đánh giá nhà máy là bước cuối cùng để giúp khách hàng dễ dàng chọn lựa nhà phân phối phù hợp hoặc để cân nhắc có nên tiếp tục với nhà phân phối hiện tại hay không.
• Đối với việc audit tại nhà máy, quy trình đánh giá lại càng quan trọng hơn vì điều này ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm đầu ra, hạn chế sản phẩm lỗi, giữ an toàn cho người lao động.
• Hơn thế nữa, việc được triển khai bởi người mua thì Audit nhà máy còn có thể được thực hiện bởi đơn vị đánh giá chứng nhận hoặc đơn vị sản xuất tự thực hiện đánh giá nội bộ.

Lợi ích của việc Audit nhà máy

Audit nhà máy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Củng cố được hệ thống quản lý chất lượng, đồng thời nâng cao khả năng nhà máy đáp ứng tiêu chuẩn GMP (Good Manufacturing Practice là một hệ thống đảm bảo các sản phẩm được sản xuất liên tục và kiểm soát theo tiêu chuẩn chất lượng).
• Audit nhà máy giúp đảm bảo được rằng tất cả các sản phẩm từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất có đáp ứng được những yêu cầu bao gồm: chất lượng, độ tin cậy, tiêu chuẩn và một số các yêu cầu khác từ phía khách hàng…
• Đánh giá được năng lực và khả năng của nhà cung cấp, phân phối, sản xuất. Vậy nên đây được xem như một cách để nhà cung cấp, phân phối, sản xuất chứng minh được năng lực.
• Giảm thiểu rủi ro các vấn đề không may xảy ra trong quá trình sử dụng sản phẩm như: tỷ lệ hỏng hóc, sản phẩm bị trả về, không đáp ứng được những tiêu chuẩn…
• Giúp mối quan hệ giữa nhà cung cấp, phân phối, sản xuất với bên khách hàng, nhà bán lẻ gắn kết chặt chẽ hơn.

Quy trình triển khai audit nhà máy

Để việc triển khai Audit nhà máy diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đạt hiệu quả cao thì cần sự cần chuẩn bị kỹ càng đến từ cả phía nhà cung ứng và phía khách hàng.

• 3.1 Đối với nhà cung ứng

(1) Xác lập tiêu chuẩn

Đối với phía nhà cung ứng, cần xác lập được những tiêu chuẩn mà phía người mua hướng tới để có thể chuẩn bị sẵn sàng những tài liệu thiết yếu như:

• Mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001 (phổ cập nhất)
• Tiêu chuẩn BRC
• Bảo đảm an toàn thực phẩm ISO 22000
• …

Ngoài ra, phía nhà phân phối cũng cần chuẩn bị sẵn sàng những tài liệu liên quan được phía khách hàng yêu cầu.

(2) Đánh giá nội bộ

Nhà máy cần tiến hành đánh giá nội bộ với sự xem xét của Ban Giám đốc và sau đó tiến hành các hành động, biện pháp để khắc phục những lỗ hổng và sai sót trước khi khách hàng hoặc đơn vị đánh giá chứng nhận triển khai Audit nhà máy.

Nếu trong quá trình đánh giá có những điểm chưa phù hợp và cần cải tiến thì phía nhà cung ứng cần đưa ra những giải pháp phù hợp để khắc phục và cải tiến nhằm đáp ứng những yêu cầu từ phía khách hàng.

(3) Đội ngũ chuyên gia trình độ cao

Để việc đánh giá nội bộ được nhanh chóng và hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cần đội ngũ đánh giá viên nội bộ chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm. Việc thiếu vắng những nhân sự chuyên nghiệp về ISO sẽ gây ra rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp mới khởi nghiệp hoặc những doanh nghiệp với hệ thống và trang thiết bị, công nghệ cũ.

Cần đặc biệt chú ý tới việc đào tạo ISO cho chuyên viên với những tiêu chuẩn phù hợp và đặc biệt là ISO 9001. Ngoài đào tạo về ISO 9001 doanh nghiệp nên cho nhân viên học thêm các khóa đào tạo ISO chuẩn khác phù hợp với nhu cầu và ngành hàng của doanh nghiệp.

• 3.2 Đối với khách hàng

(1) Thu thập thông tin và chuẩn bị

Khách hàng cần thu thập những thông tin cần thiết và liệt kê những yêu cầu cho phía nhà cung ứng như:

• Hợp đồng
• Hồ sơ năng lực
• Khiếu nại
• Thông số kỹ thuật sản phẩm
• …

Yêu cầu nhà cung ứng cung cấp thêm nhiều tài liệu có liên quan đến hệ thống kiểm soát chất lượng, tiêu chuẩn, khả năng sản xuất…

Liệt kê ra những tiêu chí phải kiểm tra và đánh giá trước, ví dụ như:

• Cách tổ chức hệ thống quản lý chất lượng từ nhà cung cấp
• Các tiêu chuẩn hiện nay nhà cung cấp đang sử dụng và đã được chứng nhận,
• …

Nhờ đó mà việc Audit trở nên hiệu quả, thuận lợi và tiết kiệm thời gian.

Xác định rõ được thời gian, địa điểm và đội ngũ tiến hành quá trình thực hiện đánh giá nhà máy và thông báo cho bên cung cấp.

(2) Triển khai Audit nhà máy

Dựa vào các tiêu chuẩn đã lên kế hoạch trước đó, khách hàng tiến hành kiểm tra đánh giá Audit nhà máy.

Từ việc quan sát thực tế ở các nhà máy, sau đó ghi lại các điểm chưa hợp lý hay cần sửa đổi, khắc phục, và cải tiến.

Bên cạnh đó, cần vạch ra những điểm mạnh, điểm phù hợp và nổi bật bên phía nhà cung cấp. Nếu cần thiết có thế yêu cầu phía nhà cung cấp cung cấp thêm thông tin về những quy trình, tiêu chuẩn để việc audit dễ dàng hơn.

(3) Giám sát quá trình

Khách hàng phải nêu rõ những điểm mạnh, những điểm chưa phù hợp, cần sửa đổi. Các phần được nêu và chỉ rõ trong báo cáo để tiến hành thông báo lại trong cuộc họp bế mạc với nhà cung ứng.

Khách hàng nên thường xuyên kiểm tra, theo dõi quá trình, tiến độ đánh giá khi chỉ ra các cải tiến và tiến hành khắc phục những điều chưa phù hợp từ nhà cung ứng.

Đặc biệt, việc giám sát Audit nhà máy nên thực hiện cho tới khi các động thái khắc phục và cải tiến được hoàn thành.