ISO 9001 là gì?
Tiêu chuẩn ISO 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành và được sử dụng cũng như công nhận trên toàn thế giới.
Bạn có thể hiểu ISO 9001 là xác định một tập hợp các yêu cầu khắt khe về quản lý chất lượng, có thể tìm thấy trong những phần như:
- Bối cảnh của tổ chức, doanh nghiệp
- Sự lãnh đạo
- Hoạch định
- Hỗ trợ
- Thực hiện
- Đánh giá kết quả thực hiện
- Cải tiến.
Các phiên bản của tiêu chuẩn ISO 9001
Từ khi được ban hành đến nay, ISO 9001 đã trải qua 5 phiên bản khác nhau, cụ thể như:
- Phiên bản ISO 9001:1987 (tiêu chuẩn quản lý chất lượng – mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế/triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật)
- Phiên bản ISO 9001:1994 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương TCVN ISO 9001:1996)
- Phiên bản ISO 9001:2000 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương TCVN ISO 9001:2000)
- Phiên bản ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương TCVN ISO 9001:2008)
- Phiên bản ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương TCVN ISO 9001:2015) đây là phiên bản hiện hành mới nhất.
Trong đó, điểm cải tiến đáng lưu ý của ISO 9001:2015 so với những phiên bản cũ là việc tiếp cận tư duy dựa trên sự rủi ro. Cách tư duy này giúp tổ chức xác định các yếu tố có thể là nguyên nhân khiến toàn bộ quá trình và hệ thống quản lý lệch khỏi hoạch định ban đầu.
Từ đó, tổ chức có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa với mục đích giảm thiểu các các động tiêu cực và tận dụng tối đa cơ hội khi nó xuất hiện. Để điều chỉnh chất lượng hàng hóa và dịch vụ, tiêu chuẩn này áp dụng quy trình “Hoạch định – thực hiện – kiểm tra – hành động”.
Ngoài ra, ISO 9001:2015 cũng có sự thay đổi lớn trong nguyên tắc quản lý chất lượng như: Sự lãnh đạo; sự tham gia của mọi người; tiếp cận theo quá trình; cải tiến; quyết định dựa trên bằng chứng; quản lý mối quan hệ.
Quy trình tiếp cận của chứng nhận ISO 9001 đối với doanh nghiệp
Thực tế, ISO 9001 được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới, vì vậy có được chứng nhận ISO 9001, chứng minh doanh nghiệp đang có hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả và đáp ứng được tiêu chuẩn chung của quốc tế.
Đây là minh chứng doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể đáp ứng mọi yêu cầu và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Một số điểm quan trọng mà ISO 9001 mang lại phải kể đến như:
Phương pháp tiếp cận theo quá trình
Đây là trọng tâm của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, nhờ cách tiếp cận này đã mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Khi phác thảo bản đồ quy trình, xác định sơ đồ hoạt động, số liệu thu phí và kết quả giúp chính thức hóa các quy trình đề ra, giúp việc hành động được hiệu quả hơn.
Cơ sở tiêu chuẩn ISO là tư duy lặp đi lặp lại, vòng lặp kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động là mô hình thích hợp nhất khi cần linh hoạt và điều chỉnh nhằm mang lại kết quả nhất quán, hay chấp nhận các thay đổi dựa trên vòng lặp tiếp theo. Đây là yếu tố quyết định đến thành công của một doanh nghiệp.
Quản lý rủi ro
Theo khái niệm ISO 9001 là gì, có thể nói công tác quản lý rủi ro được thúc đẩy bởi ISO 9001, đây là phương pháp hay và hữu hiệu nhất dành cho doanh nghiệp.
Nó không chỉ thúc đẩy nhân viên gặp gỡ và xác định rủi ro của từng dự án, đánh giá rủi ro đó, mà nó còn tạo ra những tranh luận về những hành động giảm thiểu, hạn chế thích hợp nhất là gì nhằm giảm tác động của rủi ro hay ngăn chặn sự xuất hiện của các rủi ro lớn hơn.
Kết quả mang lại chính là nếu xảy ra rủi ro, đội ngũ nhân viên sẽ có ít phản ứng cảm tính và có nhiều hành động xử lý chuyên nghiệp hơn giúp củng cố và tối đa hóa cơ hội thành công.
Hướng vào khách hàng
Hiện nay, hơn 80% các quy trình của một doanh nghiệp điều hướng trực tiếp vào khách hàng và tiêu chuẩn ISO 9001:2015 lại liên quan đến chính quy trình bán hàng. Bởi các hành động chính như đáp ứng yêu cầu của khách, nâng cao hài lòng và tận dụng sự tham gia của khách hàng để cải thiện hệ thống đều được xếp vào nhóm bán hàng.
Do vậy, khi doanh nghiệp có chứng nhận ISO 9001 như một phần thưởng bổ sung cho phép doanh nghiệp có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng cũng như nâng cao sự hài lòng của người dùng khi tiến hành kinh doanh.
Lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001
Đối với doanh nghiệp
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 mang lại những lợi ích vượt trội và thiết thực cho doanh nghiệp như:
- Ban lãnh đạo quản lý hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả, khoa học hơn
- Củng cố và tăng thêm uy tín của lãnh đạo
- Hệ thống quản lý chất lượng gọn nhẹ, chặt chẽ, vận hành nhanh chóng và hiệu quả
- Cải thiện tốt hiệu quả kinh doanh, giúp tăng lợi nhuận và tiết kiệm chi phí
- Kiểm soát nghiêm ngặt các công đoạn trong sản xuất, kinh doanh, dịch vụ
- Sản phẩm, hàng hóa có chất lượng ổn định, nâng cao năng suất, giảm phế phẩm và tránh phát sinh chi phí không cần thiết
- Nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến lại các quá trinh
- Tăng sản lượng hàng hóa
- Tạo được mối quan hệ bền chặt giữa lãnh đạo và nhân viên
- Giải quyết các mâu thuẫn, bất đồng trong nội bộ, giảm thiểu những xung đột về thông tin
- Nâng cao tinh thần làm việc và thái đội của nhân viên bởi họ biết rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình, giúp chủ động hơn trong công việc
- Không ngừng cải tiến để cung cấp sản phẩm thỏa mãn được mọi yêu cầu của khách hàng.
Đối với khách hàng
Lợi ích của ISO 9001 đối với khách hàng như sau:
- Nhờ sản phẩm chất lượng ổn định, hạn chế hư hỏng giúp tạo niềm tin cho khách hàng và chiếm lĩnh thị trường
- Đáp ứng các yêu cầu đảm bảo chất lượng mà khách hàng quan tâm
- Thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng
- Giành ưu thế trong cạnh tranh, phát triển thị phần
- Tăng uy tín trên thị trường, tạo ra một con đường thuận lợi giúp thâm nhập vào thị trường khu vực và quốc tế
- Khẳng định uy tín về chất lượng sản phẩm hay hàng hóa của doanh nghiệp
- Có thể đáp ứng các đòi hỏi của Ngành và Nhà Nước trong việc quản lý chất lượng.
Chứng chỉ chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực bao lâu?
Chứng chỉ ISO 9001 có hiệu lực trong 3 năm .
Trong thời gian hiệu lực của chứng chỉ, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và luôn có hiệu lực.
Chu kỳ giám sát có thể là 6 tháng, 9 tháng hoặc tối đa là 12 tháng tùy theo quy định của tổ chức chứng nhận và/hoặc thỏa thuận giữa khách hàng và tổ chức chứng nhận. Hết 3 năm nếu vẫn muốn chứng nhận, tổ chức/doanh nghiệp sẽ phải đăng ký đánh giá lại. Cuộc đánh giá lại được tiến hành tương tự cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ cấp lại có hiệu lực trong 3 năm.
Hiện nay, những đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức đã chứng nhận ISO 9001:2008 thì bắt buộc phải cập nhật chứng nhận ISO 9001:2015 trong vòng 3 năm, tất cả những chứng nhận ISO 9001:2008 đều hết hiệu lực vào tháng 09/2018.
