Quy trình chứng nhận quốc tế ISO
BƯỚC 1 Thiết lập các kênh liên hệ với khách hàng
1. Người nộp đơn (khách hàng) và công ty biết nhau và liên lạc với nhau thông qua các tài liệu quảng cáo, giới thiệu của các công ty tư vấn hoặc các kênh khác.
2. Công ty cung cấp hướng dẫn kinh doanh liên quan đến xác minh.
3. Công ty cung cấp cho người đăng ký “Mẫu đơn xác nhận”.
BƯỚC 2 Đăng ký xác minh
1. Người đề nghị xác minh cung cấp các thông tin liên quan về tổ chức, cơ quan và điền các thông tin liên quan vào “Phiếu đề nghị xác minh” theo trình tự, bao gồm:
a) Dự kiến các tiêu chuẩn áp dụng để kiểm định như ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, ISO 27001, ISO 13485, IATF 16949.
b) Đăng ký loại chứng chỉ xác minh như: US IAS, v.v.
c) Phạm vi xác minh hồ sơ, người đăng ký có thể lựa chọn xác minh toàn bộ hoặc một phần hạng mục dịch vụ, sản phẩm.
d) Các thông tin cơ bản khác của người nộp đơn như tên tổ chức, số lượng nhân viên, địa chỉ, v.v.
2. Công ty tiến hành các hoạt động tiếp theo như báo giá dựa trên thông tin của người nộp đơn và “Mẫu đơn xác nhận” được trả lại, và gửi cho khách hàng dưới dạng báo giá bằng văn bản.
BƯỚC 3 Xác thực báo giá
Xác nhận có thể được thực hiện theo hai cách sau:
1. Ký vào bản chào giá chính thức, trong đó quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên.
2. Người nộp đơn sẽ được xác nhận bởi người có thẩm quyền (chẳng hạn như: đại diện quản lý) trực tiếp trên thư mời hoặc bằng con dấu của công ty và các phương tiện khác để xác nhận các vấn đề xác minh và đánh giá.
BƯỚC 4 Đánh giá tài liệu chất lượng
1. Khoảng bốn tuần trước khi đánh giá chính thức, người đăng ký xác minh phải cung cấp tài liệu hệ thống quản lý cấp một và cấp hai.
2. Công ty chúng tôi tiến hành đánh giá sự phù hợp của hệ thống theo các tiêu chuẩn xác minh do khách hàng lựa chọn (chẳng hạn như: ISO 9001, v.v.).
3. Thông báo kết quả rà soát.
4. Cơ quan đề nghị thẩm tra nêu rõ kết quả rà soát hoặc hoàn thiện hệ thống và trả lời bằng văn bản.
BƯỚC 5 Đánh giá chính thức tại chỗ
1. Công ty ban hành “Kế hoạch đánh giá” trước ngày đánh giá dự kiến, trong đó nêu rõ: ngày đánh giá, đối tượng đánh giá và lịch đánh giá.
2. Vào ngày đánh giá, các chuyên gia đánh giá sẽ đến địa chỉ đăng ký xác minh và tiến hành đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn xác minh đã chọn và hệ thống chất lượng do người đăng ký thiết lập.
3. Đối với tất cả các kết quả đánh giá, đánh giá viên sẽ lập biên bản và gửi lại cho công ty, bất kỳ sự không phù hợp nào sẽ được chính thức ban hành “Báo cáo không phù hợp NCR”, người nộp đơn phải trả lời chính thức về “sự không phù hợp báo cáo NCR”, và nên kiểm tra các tài liệu và tệp đính kèm có liên quan sau khi sửa đổi hệ thống được đính kèm.
4. Kiểm toán viên sẽ đề xuất “quyền kiến nghị” xác minh việc đăng ký hay không dựa trên kết quả soát xét tổng thể.
BƯỚC 6 Cải thiện hệ thống quản lý
1. Sau khi đánh giá tích cực, người đăng ký xác minh phải trả lời bất kỳ “báo cáo không phù hợp NCR” nào đã ban hành:
a) Làm văn bản trả lời các câu hỏi đã mở.
b) Nếu vấn đề yêu cầu sửa đổi tài liệu chất lượng, người nộp đơn phải sửa đổi tài liệu liên quan theo các thủ tục hoặc phương pháp kiểm soát tài liệu có liên quan và đính kèm một bản sao của tài liệu đã sửa đổi.
c. Các ứng viên nên tổ chức các cuộc họp đào tạo hoặc đánh giá chuyên sâu cho từng “NCR báo cáo sự không phù hợp” và đính kèm bản sao hồ sơ đào tạo hoặc đánh giá của họ (chẳng hạn như: biên bản cuộc họp, bảng đăng nhập, v.v.).
2. Các tài liệu nêu trên phải được hoàn thiện trong vòng 2 tuần hoặc trong ngày do kiểm toán trưởng chỉ định và giao cho công ty, nếu quá hạn kiểm toán viên có thể đến địa điểm thẩm định để kiểm tra tại chỗ lần khác.
3. Sau khi công ty nhận được tài liệu trả lời cải tiến hoàn chỉnh của khách hàng, nhân viên xem xét xác minh và đăng ký của trụ sở chính sẽ tiến hành xác minh và xem xét đăng ký, đồng thời cấp chứng chỉ ngay sau khi được phê duyệt ~ sáu tuần.
BƯỚC 7 kiểm tra hệ thống thường xuyên
1. Hiệu lực của giấy chứng nhận và đăng ký xác minh phụ thuộc vào: (1) thường xuyên, (2) theo dõi và duy trì hiệu quả.
2. Các tiêu chí lựa chọn được kiểm tra ngẫu nhiên cho mỗi lần đánh giá lại: (1) Các mục do đánh giá viên trước chỉ định, (2) Các mục đánh giá bắt buộc, khách hàng có thể liên hệ với công ty bất cứ lúc nào để biết về các mục đánh giá lại tiếp theo.
3. Đối với mỗi lần đánh giá lại, cần kiểm tra hiệu quả thực hiện của “Báo cáo không phù hợp NCR” được đưa ra trong lần đánh giá tích cực hoặc đánh giá lại trước đó, cũng như việc sử dụng các chứng chỉ và dấu đăng ký.
4. Đánh giá hệ thống ba năm một lần sau khi đánh giá tích cực sẽ xem xét tất cả các hạng mục của tiêu chuẩn đã chọn và tiến hành đánh giá tổng thể hệ thống chất lượng của khách hàng để đảm bảo rằng hệ thống chất lượng của khách hàng đang hoạt động bình thường.
