LƯU ĐỒ CHỨNG NHẬNHỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001
Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001 (Quality Management System, gọi tắt là QMS) là một khái niệm quan trọng về các chứng nhận ISO khác nhau. Lưu đồ QMS chỉ ra rằng các công ty phải sử dụng một loạt các quy trình kiểm soát chất lượng và cải tiến liên tục để các công ty sản xuất ra các sản phẩm có chất lượng cao. Lưu đồ QMS sử dụng các đường liền và đường đứt khúc khác nhau ở nhiều nơi để chỉ ra quy trình và phương pháp quy trình cải tiến năng động.
- Bước 1: Tư duy định hướng khách hàng
Mô hình QMS tin rằng mọi kiểm soát chất lượng đều bắt đầu từ khách hàng và nó cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của sự hài lòng của khách hàng. Do đó, có các mũi tên chấm ở bên trái và bên phải của hình để chỉ ra nhu cầu của khách hàng và sự hài lòng của khách hàng. Nó có nghĩa là phải hiểu xu hướng thị trường.
Ví dụ, chủ doanh nghiệp nên đọc tin tức quốc tế, các triển lãm ở nước ngoài, thăm quan đại lý, hoặc các cửa hàng tại chỗ để hiểu thị trường hiện đang cần sản phẩm nào? Để không trở thành một đống hàng tồn kho khó tiêu.
- Bước 2: Trách nhiệm của ban quản lý
Mô hình QMS cho rằng chủ doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm lớn nhất về chất lượng của hệ thống quản lý chất lượng, và sử dụng các nguồn lực thích hợp để cải tiến, chẳng hạn như có cung cấp đủ quỹ đào tạo để hướng dẫn nhân viên hay không. Ngoài ra, các nhà lãnh đạo cũng nên thiết lập các chính sách và mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng để cho tất cả nhân viên biết công ty đang đi theo hướng nào.
Sau khi thiết lập các mục tiêu của công ty, chủ doanh nghiệp phải phân bổ các nguồn lực thích hợp và đầy đủ để đáp ứng chất lượng sản phẩm, chẳng hạn như khu vực làm việc, thiết bị, nguyên vật liệu, kinh phí và nhân viên được đào tạo có năng lực.
Về mặt triển khai thực tế, lý thuyết này sẽ được thực hiện trong Chương 5 của các điều khoản trong ISO 9001. Có những quy định rất chi tiết mà chủ doanh nghiệp phải thực hiện trước khi họ có thể được coi là đã đáp ứng các yêu cầu của ISO. Kể cả việc lãnh đạo đã hoạch định giá trị mục tiêu lợi nhuận của sản phẩm năm nay hay chưa? Bạn có làm tốt công việc phân công trách nhiệm công việc giữa các phòng ban không? Bạn có chỉ định một người giám sát chuyên dụng để hỗ trợ sếp truyền đạt quy trình kiểm soát chất lượng toàn công ty không?
- Bước 3: Quản lý nguồn tài nguyên
Mô hình QMS cho rằng để đạt được sự ổn định về chất lượng sản phẩm, chủ doanh nghiệp nên hiểu rõ những biến động của thị trường và phân bổ ngân sách và nhân lực hàng năm một cách hợp lý. Ví dụ, chúng ta có nên tăng chi phí cho việc tiếp thị? Hay chúng ta nên tăng chi tiêu cho R&D? Hay nên mở rộng nhà máy sản xuất? Hay nên tuyển nhân viên để bơm nguồn năng lượng mới vào công ty? Việc phân bổ các nguồn nhân lực và vật lực này là một phần rất quan trọng của mô hình QMS.
Đây là sự làm rõ của một khái niệm Nguồn lực được đề cập ở đây chỉ được định nghĩa trong nguồn nhân lực, máy móc thiết bị và việc kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm của môi trường công trường nhà máy trong dây chuyền sản xuất của nhà máy. Nói cách khác, trọng tâm của cuộc thảo luận về mô hình QMS vẫn chỉ giới hạn ở bộ phận kiểm soát chất lượng, và không đề cập đến nguồn ngân sách trong khái niệm tài chính, tức là không bao gồm bộ phận tài chính. Ví dụ, tin tức từng đưa tin rằng lần đầu tiên Samsung tăng “nguồn lực” tiếp thị vượt quá chi phí R&D. Cấu hình ngân sách chung được đề cập trong tin tức không phải là phạm vi của mô hình QMS và ISO 9001.
Về mặt triển khai thực tế, lý thuyết này sẽ được thực hiện trong “Chương 6” của các điều khoản ISO 9001. Bên trong nó là một quy định rất chi tiết về việc các công ty phân bổ nguồn nhân lực và thiết bị sản xuất phải thực hiện để đáp ứng các yêu cầu ISO. Bao gồm cả việc có tổ chức đào tạo trước khi làm việc thường xuyên cho những người mới tuyển dụng không? Trang thiết bị văn phòng có đủ đáp ứng công suất không? Việc bảo trì phòng sạch hàng ngày có được thực hiện hay không … vv.
- Bước 4: Hiện thực hóa sản phẩm
Mô hình QMS cho rằng sau ba bước nêu trên, bao gồm làm rõ nhu cầu thị trường, hoạch định mục tiêu kinh doanh, bố trí đủ nhân lực và máy móc, thì bước tiếp theo là bước thứ tư: sản xuất và giao nhận sản phẩm.
Các hoạt động sản xuất sản phẩm đặc biệt theo mô hình QMS được đặt bên dưới bản vẽ, và quá trình này được gọi là hiện thực hóa sản phẩm. Bởi vì QMS cho rằng một khi công ty thiếu ba bước tiền đề trên, kết quả của việc vội vàng chi số tiền khổng lồ để mở rộng năng lực sản xuất sẽ làm doanh số bán hàng và hàng tồn kho bị chậm lại. Đây không phải là trình tự kinh doanh chính xác được ISO công nhận.
Về mặt thực tiễn, Chương 7 của các điều khoản ISO 9001 quy định chi tiết các bước doanh nghiệp phải thực hiện để đáp ứng các yêu cầu kiểm soát chất lượng theo quy trình của ISO đối với dây chuyền sản xuất. Bao gồm cả việc “Đơn đặt hàng” đã được xem xét chính xác? Cần chú ý điều gì trong quá trình phát triển sản phẩm? Có đánh giá của nhà cung cấp đối với việc mua nguyên liệu hay không … vv.
- Bước 5: Phân tích và cải tiến đo lường
QMS tin rằng nếu doanh nghiệp đã tìm ra nhu cầu thị trường, người lãnh đạo đã hoạch định mục tiêu hoạt động của công ty và đã phân bổ đủ ngân sách và nguồn nhân lực để sản xuất hàng hóa, thì bước thứ năm tiếp theo là kiểm tra quy trình sản phẩm là điều cần thực hiện duy nhất, bằng cách kiểm tra các sản phẩm bị lỗi, các vấn đề có thể được tìm thấy và cải thiện trong thời gian thực hiện.
Ngoài ra, các công ty phải thực hiện tốt công tác kiểm soát sản phẩm lỗi, đồng thời phải xem xét phản ứng của thị trường và mức độ hài lòng của người tiêu dùng bất cứ lúc nào, nếu có vấn đề thì phải áp dụng các biện pháp dự phòng ngay lập tức để tránh làm tổn hại đến sau này.
Về mặt triển khai thực tế, khái niệm này được thực hiện trong “Chương 8” của ISO 9001. Bên trong, nó quy định chi tiết những công việc mà công ty phải thực hiện để đáp ứng các yêu cầu ISO. Bao gồm cả việc có thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng không? Kiểm tra sản phẩm bị lỗi có được thực hiện không? Làm thế nào để xử lý, tiêu hủy hoặc tái chế các sản phẩm không đạt chất lượng?.
